Os tempos que as organizações atualmente atravessam são, indubitavelmente, tempos que exigem uma enorme resiliência… Resiliência dos seus modelos de negócio e relação com os clientes, das próprias operações e cadeias de abastecimento, bem como o próprio modelo de trabalho dos seus colaboradores, que têm conduzido a iniciativas mais estruturantes de transformação digital e inovação.
De facto, no decorrer deste ano, face a um evento de pandemia de grandes proporções, facilmente se constatou uma baixa resiliência dos orçamentos da maioria das organizações decorrente, maioritariamente, da abordagem mais comummente utilizada de construção do orçamento, uma abordagem incremental face a períodos transatos.
Neste período do ano, a maioria das organizações estará a dar os primeiros passos na construção do seu orçamento para 2021, assentes numa necessidade crescente de controlo de custos. Fará sentido voltar a utilizar uma fórmula antiga de sucesso na década de 70, enquanto ferramenta de redução de custos – Orçamento base zero (Zero based budgeting)?
A metodologia de orçamentação base zero, corta com o paradigma de construção das previsões baseadas em histórico (que podem conter ineficiências conducentes à sua perpetuação) e advoga um princípio/premissa de afetação dos recursos essenciais às atividades críticas por forma a atingir as metas delineadas. Neste sentido, preconiza que os gestores devem ter um entendimento muito claro sobre todas as rúbricas de custo e investimento, uma vez que a sua afetação e utilização deverá obedecer a um escrutínio baseado no binómio custo-benefício, que deverá ser aplicado tanto a projetos como a processos sem qualquer referencial – base zero – e, vinculação ao cumprimento dos objetivos estratégicos e metas das diferentes unidades de negócio, e consequentemente consolidadas para toda a organização.
Para ter o impacto esperado, a adoção de um orçamento base zero precisa de ser encarado como uma cultura de gestão de custos e desempenho, numa ótica de melhoria contínua, em detrimento de um processo mecânico de construção. A afetação de recursos deverá ter subjacente um “caso de negócio” e devem ser justificados anualmente. Por outro lado, um fator crítico de sucesso passa pela monitorização contínua da execução orçamental, por forma a aferir desvios atempadamente e, dar origem a planos de ação de recuperação a serem delineados pelas equipas de gestão.
A utilização do modelo de orçamento base zero é naturalmente focado na redução de custos (de forma seletiva em áreas não produtivas e menos rentáveis) e realocação dos ganhos nas áreas consideradas mais prioritárias da organização, promovendo, simultaneamente o alinhamento entre recursos e objetivos estratégicos da organização.
Esta mudança de paradigma de orçamentação traz naturalmente alguns desafios às organizações, pois tem subjacente a necessidade de transformação organizacional/cultural, formação e comunicação transversal para assegurar a gestão da mudança e, em última instância, e por se tratar de um exercício novo e diferente, poderá requerer mais algum esforço do que um exercício de mera reprodução e adaptação do passado. Contudo, a sua adoção por muitas organizações tem aportado resultados extremamente positivos, com reduções de custo entre os 15% e 25%, e citando Albert Einstein – “o importante é não parar de questionar, o único lugar onde o sucesso vem antes do trabalho é no dicionário”.
