A transformação digital está a contribuir para a mudança dos espaços de trabalho. O caminho já começou, mas ainda muito vai acontecer a breve trecho.
A globalização, as alterações demográficas, as tendências societárias, os desenvolvimentos em matéria de políticas de redução de emissões de carbono e, naturalmente, as tecnologias são as cinco forças externas que vão mudar a forma de trabalhar até 2025, segundo a London Business School.
Em matéria de tecnologias esta mudança está assente nos quatro pilares da chamada terceira plataforma: cloud, big data/analytics, negócio social e mobilidade, como descreve a IDC.
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A mudança é imparável. Basta ver o vídeo, que se tornou viral na Internet, “Evolution of the Desk”. Este vídeo foi realizado por dois empreendedores residentes no i-lab de Harvard, com o objetivo de promover a sua própria startup BestReviews.
O vídeo mostra o que aconteceu às nossas secretárias em apenas três décadas: o computador tornou-se portátil e muita coisa desapareceu de cima da mesa. O fax, os cadernos, os calendários, os rádios, as fotos da família e dos animais de estimação, as revistas, os jornais e os livros, a agenda de contactos, a máquina fotográfica e até as chaves de casa foram gradualmente sendo substituídas por aplicações ou transformadas em algo totalmente diferente. Tudo está agora em dispositivos móveis (portáteis, smartphones, tablets, wearables).
Os gabinetes deram lugar a open spaces, os open spaces estão a dar lugar a novas disposições dos postos de trabalho, a novas formas de trabalhar e reunir à distância e os espaços partilhados de coworking estão a conquistar o seu lugar.
No entanto, “os escritórios como hoje os conhecemos vão continuar a existir. Contudo, os profissionais da economia moderna e as novas gerações valorizam cada vez a flexibilidade e a possibilidade de trabalhar a partir de vários locais, sejam eles escritórios tradicionais, espaços em coworking, a sua casa ou uma esplanada na praia”, defende Carlos Gonçalves, CEO dos Avila Business Centers.
Entretanto as empresas devem delinear uma estratégia para se adaptarem os espaços de trabalho digital, envolvendo os departamentos de tecnologias de informação. Segundo Gabriel Coimbra, diretor-geral da IDC Portugal, as empresas devem discutir internamente as principais tendências do espaço de trabalho digital; compreender os objetivos da organização, incluindo a situação atual (perfis de utilizadores) e nível de maturidade do local. Devem despois avaliar as diferentes ofertas no mercado e delinear dois ou três cenários, incluindo os custos de propriedade (TCO), as vantagens e os riscos. Segue-se a fase de definição da estratégia e do roadmap, ajustados à maturidade, objetivos da organização e soluções atualmente disponíveis.
Espaços partilhados
Segundo o Global Coworking Survey, do Avila Business Centers, “entre 2014 e 2016 registou-se um aumento de espaços de coworking na ordem dos 36%, resultando num total de 7800 espaços a nível mundial. Estima-se que haja meio milhão de profissionais a trabalhar atualmente neste modelo, sendo que Portugal está na 8ª posição no ranking mundial em termos de espaços de coworking per capita, de acordo com o último censo de coworking realizado em 2013”, diz Carlos Gonçalves. E porque optam as empresas por estes espaços? Porque é possível, por exemplo, poupar na renda do imóvel, como afirmam mais de 50% dos inquiridos.
Também em matéria de tecnologia, os preços têm vindo a tornar-se mais interessantes. A tecnologia “permite às empresas racionalizar custos. Julgamos que é uma tendência para continuar”, assinala o administrador da Nos Comnicações, João Ricardo Moreira.
Existem ainda poupanças não monetizáveis como o aumento do bem-estar e felicidade dos profissionais, conclui Carlos Gonçalves.
Hugo Filipe, Community manager do Rocket Hub, um dos mais recentes espaços de coworking de Lisboa, confirma que os espaço de cowork e comunidade de trabalho têm menos custos para as empresas. Os custos fixos são substituídos por custos mais baixos em localizações muitas vezes premium em grandes centros urbanos. A flexibilidade deste tipo de espaço permite por exemplo às equipas da empresa mudar de cidade ou de país, sem grandes custos, “dependendo da estratégia da empresa ou vontade de atuação em diferentes mercados”.
“São cada vez mais as empresas e os empresários a procurar ambientes de cowork. São espaços onde é fácil partilhar informação, tirar partido do networking e crescer “de forma mais eficaz e eficiente” nos mercados em que atuam. Se até agora esta era uma realidade para muitas startups, no futuro “a tendência é para que estes sejam os novos escritórios das grandes empresas em Portugal e no mundo”, prognostica Hugo Filipe.
O que se enquadra nos grandes eixos estratégicos das empresas. Na economia moderna, as palavras-chave para as empresas são “liberdade, flexibilidade e equilíbrio entre a vida pessoal e profissional”, assinala Carlos Gonçalves. “O escritório do futuro será cada vez mais a combinação de três modelos de trabalho: escritório tradicional, espaço partilhado de trabalho (coworking) e teletrabalho com o apoio do serviço de escritório virtual”.
Para a NOS Comunicações os eixos estratégicos são semelhantes: Segundo João Ricardo Moreira são eles a “mobilidade, interatividade e flexibilidade”. A estes eixos soma-se o recurso cada vez maior a “plataformas digitais de última geração”.
Trabalho móvel
Em Portugal, as previsões apontam para vendas, em 2020, de 3,8 milhões de smartphones, 1,3 milhões de tablets e 363 mil híbridos (tablets e portáteis), refere João Ricardo Moreira. “Estes números confirmam que vamos ser cada vez mais móveis com possibilidades de trabalhar em qualquer lugar. A uma maior mobilidade terá de corresponder uma interatividade cada vez maior e mais precisa, com novas possibilidades de tratar informação, documentos e imagens. A flexibilidade é a evolução natural de mais mobilidade e mais interatividade”, explica João Ricardo Moreira.
Daqui para a frente o caminho é inimaginável, entrar-se-á no mundo da Internet das Coisas em que tudo estará interligado: os “wearables”, os automóveis, as televisões, o frigorífico e tantos outros objetos do dia-a-dia, mas também nas empresas, facilitando a rastreabilidade dos produtos alimentares ou o trabalho nas plantas das fábricas, como explica Gabriel Coimbra nas suas apresentações. Centenas de empresas já nasceram na terceira plataforma. A Uber, o Twitter, o WhatsApp, o Snapchat, o Pinterest, a Airbnb ou a Dropbox são apenas algumas entre elas.
Atualmente, em muitas profissões é possível trabalhar com o recurso a pouco mais do que um computador portátil e um smartphone, onde quer que se esteja, a qualquer hora e em qualquer dia. Dentro de apenas quatro anos, a política “não-cloud” será tão rara como a política “não-Internet” é atualmente, assinala o Gartner. Entretanto, muitas empresas já estão a tirar partido da cloud e a optar até por “apenas cloud”, refere o Gartner. No futuro a utilização da cloud híbrida (um misto de cloud privada para os dados mais sensíveis e de cloud pública para os dados menos sensíveis) será o tipo de utilização predominante.
Multigerações
Em 2020, irão conviver nos espaços de trabalho quatro ou cinco gerações, refere Gabriel Coimbra. No conjunto, os millenials (nascidos entre 1985 e 1997) e os nativos digitais (nascidos após 1998) vão representar mais de metade da força de trabalho nas empresas. O que tem também impacto ao nível do consumo.
Os trabalhadores, especialmente os mais novos, devem estar envolvidos (o famoso “engaged”), tendo a possibilidade de colaborar em tempo real. Deste modo a produtividade aumenta, desde que se acabem com os silos de informação. Os líderes terão de envolver também os cidadãos e utilizadores através da resposta em tempo real, criando experiências imersivas e serviços contextualizados.
As tecnologias, assentes na cloud, trarão vantagens atualmente inimagináveis para os trabalhadores: capacidade de armazenamento, de acesso, de sincronização e de partilha, simplicidade, maior colaboração e produtividade, espaços de trabalho digitais e modernos. Mas colocam também enormes desafios em matéria de TI: controlo, riscos de segurança e de compliance e ainda a possibilidade de fragmentação do armazenamento e do conteúdo.
Comunicações e segurança e mobilidade
Há tecnologias que as empresas do futuro não podem descurar. O que não pode faltar nesses espaços? Dispositivos móveis, incluindo portátil, smartphone ou tablet, Internet e aplicações na nuvem são apontados pelos responsáveis dos espaços de co-work.
Mas a NOS vai mais longe. João Ricardo Moreira considera que, “sabendo que as questões de segurança e de armazenamento da informação serão cada vez mais críticas para os negócios das empresas, não poderão faltar sofisticados sistemas de segurança quer para impedir ataques informáticos, quer para evitar a perda de dados. Também não poderão faltar sistemas que facilitem a internet of things e um tratamento adequado do big data. As telecomunicações terão de ser cada vez mais integradoras de sistemas e facilitadoras de negócios”.
Soluções de escritórios virtuais, para aceder ao escritório em qualquer lugar e em qualquer momento, serão também opções, como avança Carlos Gonçalves.
Colaboradores querem flexibilidade e liberdade
Quando as gerações mudam, as mentalidades se ajustam e os espaços de trabalho evoluem, é importante que todos se adaptem. No futuro, “os líderes das empresas terão de aprofundar as suas competências para novas formas de gestão, quer ao nível dos recursos humanos, quer ao nível tecnológico. Terão de redimensionar os espaços de trabalho para centros de cooperação, onde o trabalho em equipa será vital. Terão também de contar com colaboradores cada vez mais competentes a nível tecnológico, sintonizados com a desmaterialização de processos. A acreditamos que a circulação de papel vai mesmo chegar ao fim”, frisa João Ricardo Moreira.
Já Carlos Gonçalves considera que os líderes já estão a identificar vantagens nos novos modelos de organização de trabalho, nomeadamente ao nível da produtividade das equipas. É o caso do Facebook e da Accenture que “reduziram drasticamente custos com arrendamento de escritório quando decidiram adotar modelos de flexibilidade laboral. As pessoas podem trabalhar parte do tempo a partir destes espaços, não perdem tempo em deslocações e estão mais próximas das famílias”, explica Carlos Gonçalves.
Os colaboradores, em particular os mais novos, os millenial, valorização, para além da remuneração, o espaço de trabalho e a flexibilidade associada aos horários e ao local onde podem desenvolver as suas tarefas. Tanto Carlos Gonçalves como João Ricardo Moreira apontam a “liberdade” como algo que os mais jovens valorizam. O que é complementado com a necessidade de espaços de trabalho “altamente atrativos” e “menos tradicionais”, onde possam desenvolver as suas atividades de forma “mais informal e criativa”, como explica o responsável da Rocket Hub.
Mais que o local onde o trabalho é desenvolvido, para os jovens, o importante são os resultados apresentado. Mas as preocupações dos novos colaboradores vão mais longe: querem reduzir a pegada ecológica, querem compreender a responsabilidade ética da empresa onde trabalham e ter espaço para a criatividade.
A evolução da tecnologia
A evolução que temos assistido na utilização de dispositivos é bastante representativa do que se está a passar nos locais de trabalho. Segundo dados disponibilizados por Gabriel Coimbra, diretor-geral da IDC, entre 1995 e 2001 o crescimento do mercado foi acentuado. Numa primeira fase os PC de secretária dominavam, começando a ganhar terreno no início da década de 2000. O mercado crescia, sem que os portáteis e os PC se canibalizassem.
A partir de meados da década de 2000, em particular a partir de 2004 com o Blackberry e a Nokia e a partir de 2007, com o advento do iPhone, da Apple, a mobilidade foi conquistando adeptos. Em 2006 os portáteis ultrapassaram as vendas de PC e pouco depois também os smartphones ganharam a sua quota. Em 2006, pela primeira vez venderam-se, a nível mundial, mais portáteis que PC e no ano seguinte já se vendiam mais smartphones que PC. Entretanto os portáteis continuaram a ganhar mercado. A reinvenção dos tablets, em 2012, mais uma vez pela mão da Apple, criou uma nova tendência de mobilidade.
Os PC continuaram a perder expressão, os portáteis foram também penalizados e as vendas de smartphones e tablets não param de crescer até à atualidade. Começam também a surgir soluções híbridas que reúnem num único equipamento dois ou mais tipos de dispositivos, como é o caso dos phablet, ou dos híbridos tablet/portátil.
Componentes do espaço de trabalho digital
– E-mail;
– Internet messaging;
– Conferências;
– Partilha de informação e colaboração;
– Sincroniazação de ficheiros;
– Ferramentas de produtividade (ex. Microsoft Office);
– Acesso ao ERP;
– Acesso a outras aplicações de negócio;
– Dispositivos;
– Segurança
Fonte: IDC
Por Mafalda Simões Monteiro/OJE
Artigo atualizado a 2 de agosto de 2016 com link corrigido.
