“O segredo de um bom negócio está em comprar bem e vender melhor”. A origem desta expressão perde-se no tempo, mas há décadas que faz parte da sabedoria popular de quem gere negócios, do comércio local à multinacional global.
Hoje, comprar e vender, melhor ou pior, só com fatura eletrónica. E a partir do final de 2023, as resistentes faturas enviadas em PDF, via e-mail ou outra forma de transmissão eletrónica, deixarão de ser aceites e terão de dar lugar de vez às faturas eletrónicas com assinatura digital qualificada. Por outras palavras, as faturas em PDF só serão aceites como fatura eletrónica até 31 de dezembro de 2023.
A assinatura digital qualificada é, tal o nome indica, uma assinatura que é gerada por uma entidade privada credenciada para o efeito pelo Gabinete Nacional de Segurança, com o objetivo de identificar inequivocamente a empresa responsável por determinado documento assinado. Como tal, a assinatura digital qualificada permite garantir a autenticidade e legitimidade do fornecedor, de forma a evitar situações de fraude ou alteração dos dados. Para tal, as empresas devem contar com soluções de faturação eletrónica que garantam o reconhecimento da assinatura digital nos seus documentos fiscais.
Quanto custa? De acordo com o Estudo de Faturação Eletrónica elaborado pela Cegid, realizado em abril de 2023, para mais de metade das PME (Pequenas e Médias Empresas), inquiridas, uma solução de faturação eletrónica custa menos de 50 euros por mês, ou entre 50 e 100 euros mensais, para as que emitem mais de 100 faturas. Parece muito? Se tivermos em conta que emitir uma fatura eletrónica permite poupar até 6,60 euros por fatura, entre impressão e envio, alertas de pagamento, gestão de tesouraria e arquivo, bastam 50 destas para poupar 330 euros.
Contas feitas, e sendo que em 2024, uma fatura eletrónica não o é se não tiver uma assinatura qualificada, é surpreendente que apenas 56% das empresas preveja ter, até final do presente ano, um sistema de faturação eletrónica implementado. Os restantes 44% não terão a poupança acima descrita, ficarão impedidos de passar faturas com valor legal, e expostos a potenciais multas de valores avultados.
Tendo em conta que, de acordo com o estudo acima referido, em 39% das empresas, o responsável ou decisor pelo sistema de faturação implementado é o gerente/CEO da empresa, não se pode falar da resistência dos departamentos e áreas financeiras. Quem lidera tem de se apressar. A bem do negócio.
De forma a garantir o cumprimento fiscal, as empresas devem adotar sistemas de faturação eletrónica – através de organizações certificadas – que assegurem o processamento de faturas com uma assinatura digital qualificada e autenticada, para dar resposta a esta futura obrigatoriedade. E a dor de cabeça de papéis e números no final do ano, pode ser aliviada se antecipar todas as obrigatoriedades. Escolha uma solução para simplificar a gestão administrativa do seu negócio e tire partido de todas as vantagens proporcionadas pela digitalização das faturas. É um bom investimento.
Entre em 2024 a comprar bem e a vender, de preferência, melhor.
